Bez względu na to, czy przeprowadza się audyt zewnętrzny, czy wewnętrzny może być on powodem wielu problemów i niejasności. Choć w ogólnym rozrachunku przynosi on same korzyści, to minusem mogą być duże koszta, a także czas potrzebny na przeprowadzenie audytu. Oto kilka rad jak ograniczyć koszty oraz zaoszczędzić czas swój, pracowników i audytora potrzebny na przeprowadzenie audytu.
Jak przeprowadzić audyt, by nie miał wpływu na codzienne działanie organizacji?
Audyt angażuje kierownictwo, ale także wpływa na pracowników, którzy często muszą dzielić się dokumentacją oraz wtajemniczać audytora w swoją pracę. Może mieć to negatywny wpływ na wydajność. Jest jednak kilka sposobów na to, by zminimalizować jego wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Oto te najskuteczniejsze z nich:
- audyty przeprowadzać osobno w różnych częściach systemu, aby nie paraliżowały pracy całego przedsiębiorstwa,
- zakres jego powinien być ograniczony, lepiej przeprowadzać mniej skomplikowane audyty, ale systematycznie,
- weryfikacja powinna następować w spokojniejszych okresach dla danego przedsiębiorstwa — każda branża ma momenty przestoju i wzmożonej pracy. Audyt najlepiej planować pomiędzy wówczas wyniki będą miarodajne, ale kadra będzie miała czas, by skupić się nad audytem.
- pracownicy powinni być uprzedzani przed jego przeprowadzeniem, by mogli zaplanować czas na swoją pracę i pracę z audytorem.
Podsumowując, wszystko zależy od przygotowania do audytu oraz jego odpowiedniego zaplanowania.
Jak ograniczyć koszty audytu?
Audyty mogą być znacznym wydatkiem dla każdego przedsiębiorstwa. Dlatego też warto zastanowić się, jak można ograniczyć koszty z nimi związane. Po pierwsze, należy zadbać o to, aby przedsiębiorstwo funkcjonowało jak najlepiej. Im więcej nieprawidłowości jest w firmie, tym większe są jego koszty, trzeba je powtarzać oraz wprowadzać zmiany po ich przeprowadzeniu. Kolejny sposób na uzyskanie znacznych oszczędności to rozłożenie audytów z różnych zakresów w czasie. Dzięki temu nie trzeba będzie jednorazowo ponosić wysokich kosztów, a także obniżać efektywności całego przedsiębiorstwa. Jeżeli istnieje możliwość, należy ograniczyć wymagające audyty do jednego dnia. Na te audyty wewnętrzne obejmujące jeszcze mniejszą skalę należy wyznaczyć sobie konkretny czas i się go trzymać.
Podsumowując, istnieje wiele sposobów, które pozwalają zaoszczędzić na audycie. Zwykle są one ściśle związane z przygotowaniem i organizacją. To na czym z całą pewnością nie należy oszczędzać to wybór dobrego audytora i sprawdzonej jednostki audytującej Pwc.