Prawdopodobnie każdy choć raz miał szansę zobaczyć w amerykańskim filmie ogromne archiwum z papierowymi wersjami rozmaitych dokumentów. Rzędy wysokich regałów, mnóstwo kurzu i godziny szukania – tak, w skrócie, można opisać miejsca tego typu. Jednak obecnie, coraz mniej można znaleźć faktycznych, fizycznych magazynów, w których znajdują się rozmaite dokumenty.
Digitalizacja dokumentów – na czym polega?
Forma papierowa dokumentacji coraz częściej jest zastępowana digitalizowanymi kopiami, przechowywanymi na dyskach twardych. Firmy we własnym zakresie lub przy wykorzystaniu usług przedsiębiorstw zajmujących się tym procesem, (np. przy pomocy Pwc- http://www.pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html) – przenoszą całą dokumentację na serwery. Niesie to za sobą szereg zalet, które są nie do przecenienia i trudno jest znaleźć lepsze rozwiązanie. Dlaczego warto zastanowić się nad przechowywaniem wersji elektronicznych dokumentów?
Większe bezpieczeństwo
Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której niepowołana osoba dostaje się do archiwum i przegląda dokumenty. Nawet dobre zabezpieczenia mogą zawieść, nie wspominając już o tym, że do sytuacji może po prostu wkraść się błąd ludzki. Tymczasem w przypadku dokumentów przechowywanych na serwerach – nawet jeśli ktoś faktycznie dostanie się do komputera, gdzie znajduje się dokumentacja, musi jeszcze pokonać hasło, a także znać lokalizację, w której są pliki. Choć nie można oczywiście wykluczyć, że mimo takich zabezpieczeń dojdzie do kradzieży, ryzyko jest znacznie mniejsze niż w przypadku fizycznych dokumentów.
Dodatkowo, można mówić również o większym bezpieczeństwo dokumentów z punktu widzenia ich utraty. Wersje papierowe są podatne na działanie takich czynników jak ogień czy woda. Co za tym idzie – powódź lub pożar doprowadziłyby do znacznych uszkodzeń oraz utraty części lub całości dokumentacji. W przypadku plików przechowywanych na komputerach – można stworzyć kilka kopii zapasowych przechowywanych w różnych miejscach lub zdecydować się na umieszczenie plików w chmurze. W ten sposób, po podaniu odpowiedniej ścieżki – będą dostępne zawsze, nawet jeśli fizyczne urządzenie ulegnie zniszczeniu.
Łatwiejsze usuwanie
Obecnie obowiązujące regulacje RODO sprawiają, że należy odpowiednio zadbać o usuwanie plików po zakończeniu ich przetwarzania. Dokumenty w wersji papierowej trzeba poddawać procesowi niszczenia z użyciem specjalistycznego sprzętu, co jest kosztowe. Elektroniczne pliki należy jedynie wymazać, co generuje znacznie mniejsze koszty dla przedsiębiorstwa, a przy tym jest znacznie prostsze i szybsze.